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AGGM: SuiteCRM-Erweiterung, Newsletter-Opt-In & CardDAV in Echtzeit

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Projekt-Fakten

  • Kunde: AGGM Austrian Gas Grid Management AG
  • Zeitraum: 2022 – laufend
  • Beauftragung: direkt
  • Unsere Rolle: Beratung (Prozesse & Struktur), Konzept, Prototyping, Development
  • Kontext: CRM-Daten (Kontakte, Kommunikation, Opt-Ins) sollten nicht nur „im System liegen“, sondern sicher, aktuell und überall verfügbar sein – inklusive Echtzeit-Synchronisation auf Firmen-Smartphones und nachvollziehbarer Datenübermittlung.
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Projekt-Fakten

Projektbeschreibung

Die AGGM wurde 2003 als Tochter der damaligen OMV Erdgas GmbH (heute Gas Connect Austria GmbH) gegründet und ist seit 2012 als Verteilergebietsmanager für das gesamte Bundesgebiet tätig. Seit 2017 übernimmt die AGGM zusätzlich die Funktion des Marktgebietsmanagements im Marktgebiet Ost (alle Bundesländer außer Tirol und Vorarlberg). Als unabhängig agierende Aktiengesellschaft erfüllt die AGGM die im Gaswirtschaftsgesetz (GWG 2011) vorgesehenen Aufgaben und ist organisatorisch in zwei Vorstandsbereiche mit jeweils zwei Abteilungen gegliedert.

Unsere Aufgabe war es, die bestehende SuiteCRM-Installation gezielt zu erweitern – insbesondere durch neue Schnittstellen (u. a. für Newsletter-Anbindungen) und durch sauber umgesetzte Opt-In-Möglichkeiten für Anmeldungen über die Website. Zusätzlich bestand der Wunsch, ein neues CardDAV-Server-System zu entwickeln und in weiterer Folge eine CardDAV-Lösung zu implementieren, damit die Kontakte aus SuiteCRM in Echtzeit auf sämtlichen Firmen-Smartphones verfügbar sind. Da es sich dabei um eine kritische 24/7-Anwendung handelt, wurde ergänzend eine Erweiterung umgesetzt, die die ordnungsgemäße und vollständige Datenübermittlung prüft und an ein Monitoring-System anbindet. Im Jahr 2025 wurde SuiteCRM außerdem auf die neue Generation Version 8 migriert – inklusive der notwendigen Anpassungen an Integrationen und die Data-Bridge-Middleware.

Ausgangslage – wenn CRM plötzlich „kritische Infrastruktur“ wird

Mehr aus bestehenden Systemen herausholen.

Ausgangslage – wenn CRM plötzlich „kritische Infrastruktur“ wird

Zu Projektbeginn war SuiteCRM bereits im Einsatz – aber die Anforderungen sind deutlich gewachsen. Es ging nicht mehr nur um Kontaktverwaltung, sondern um stabile Abläufe rund um Kommunikation, Einwilligungen und mobile Verfügbarkeit im Tagesgeschäft.

SuiteCRM war bereits im Einsatz, jedoch fehlten:

  • saubere, rechtssichere Newsletter-Anmeldeprozesse (Opt-In über die Website),
  • Schnittstellen zu externen Systemen (Newsletter/Anbindungen),
  • sowie eine zuverlässige Kontakt-Synchronisation auf mobile Endgeräte.

Zielsetzung – messbar, stabil, wartbar

Informationen im Überblick
mit super Buzzwords

Das Ziel war eine Lösung, die im Alltag zuverlässig funktioniert und langfristig betreibbar bleibt. Besonders wichtig waren dabei klare Datenflüsse, nachvollziehbare Prozesse und eine Architektur, die Erweiterungen nicht jedes Mal zum Risiko macht.

  • Opt-In-Prozesse, die im Alltag funktionieren (und nicht „irgendwie“)
  • Kontakte überall aktuell – ohne manuelle Exporte/Importe
  • Betriebssicherheit: 24/7 Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit
  • Skalierbarkeit: Erweiterungen ohne Systembruch
  • Zukunftsfähigkeit: Upgrade-Pfad auf neue SuiteCRM-Versionen
  • SuiteCRM Customizing + saubere Update-Strategie
  • Schnittstellen für Newsletter/Anbindungen (bidirektional, wo nötig)
  • CardDAV-Implementierung inkl. stabiler Synchronisation
  • Einsatz von Data-Bridge als entkoppelnde Middleware-Schicht
  • Monitoring/Validierung der vollständigen Datenübertragung
Wo nahtlose Verbindungen den Unterschied machen

Zielsetzung – messbar, stabil, wartbar

Umsetzung – Integration statt „Patchwork“

Die Umsetzung erfolgte so, dass SuiteCRM gezielt erweitert wird, ohne dass daraus ein unübersichtliches Konstrukt entsteht. Im Fokus standen klare Schnittstellen, stabile Synchronisation und die Möglichkeit, das System über die Jahre weiterzuentwickeln.

SuiteCRM-Erweiterungen & Newsletter-Opt-In

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SuiteCRM-Erweiterungen & Newsletter-Opt-In

Informationen im Überblick
mit super Buzzwords
Hier ging es darum, die bestehenden Prozesse sauber abzubilden und die Kommunikation nach außen zuverlässig zu ermöglichen. Der Schwerpunkt lag auf Opt-In über die Website und den nötigen Anbindungen, damit diese Daten korrekt weiterverarbeitet werden können.
  • Opt-In über Website verlässlich umsetzbar
  • Newsletter-Anbindung als sauberer Prozess, nicht als Einzellösung
  • bessere Datenqualität bei Kontakten und Zustimmungen
  • Erweiterungen an SuiteCRM (Custom-Logik)
  • Schnittstellen für Newsletter/Anbindungen
  • Datenmodell für Opt-In/Statusänderungen
  • definierte Fehlerpfade für Integrationen
  • wartbare Struktur für spätere Updates

CardDAV – Kontakte in Echtzeit auf allen Geräten

Informationen im Überblick
mit super Buzzwords

Damit Kontakte im Arbeitsalltag überall verfügbar sind, wurde CardDAV als zentrale Lösung umgesetzt. Wichtig war, dass die Daten nicht nur „irgendwie“ synchronisieren, sondern konsistent und laufend aktuell bleiben.

Unser Ansatz fokussiert auf:

  • Kontakte in Echtzeit auf allen Firmen-Smartphones
  • weniger Reibung: kein manuelles Verteilen/Abgleichen
  • einheitlicher Stand, unabhängig vom Endgerät
  • CardDAV-Lösung zur Kontaktbereitstellung
  • Data-Bridge als Middleware-Schicht
  • Synchronisationslogik mit eindeutigen IDs/Änderungslogik
  • robuste Übertragungswege (entkoppelt vom CRM-Kern)
  • Grundlage für Erweiterungen (weitere Endpunkte/Systeme)
Wo nahtlose Verbindungen den Unterschied machen

CardDAV – Kontakte in Echtzeit auf allen Geräten

Betriebssicherheit: Prüfung & Monitoring

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Betriebssicherheit: Prüfung & Monitoring

Informationen im Überblick
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Weil die Kontaktverfügbarkeit als kritische Anwendung betrachtet wurde, war „läuft eh“ nicht ausreichend. Daher wurde zusätzlich eine Prüfung umgesetzt, die Übertragungen validiert und Abweichungen sichtbar macht.

  • höhere Betriebssicherheit durch laufende Kontrolle
  • Probleme werden früh erkannt, bevor sie im Alltag auffallen
  • verlässliche Grundlage für 24/7-Verfügbarkeit
  • Validierung der vollständigen/ordnungsgemäßen Datenübermittlung
  • Integration in ein Monitoring-System
  • klare Alarmierung bei Abweichungen
  • nachvollziehbare Prüf- und Statusinformationen
  • Stabilitätslayer für kritische Sync-Strecken

Migration & Update auf SuiteCRM

Informationen im Überblick
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Die Migration und Update von SuiteCRM war ein zentraler Schritt, um die Lösung langfristig tragfähig zu halten. Entscheidend war dabei, dass Integrationen, Synchronisation und Monitoring nach dem Versionswechsel weiterhin stabil funktionieren.
  • Modernisierung ohne „Neustart“ der Prozesse
  • Weiterbetrieb der Integrationen ohne Brüche
  • Zukunftssicherheit für weitere Erweiterungen
  • Migration und Update von SuiteCRM
  • Anpassung der Integrationen und Data-Bridge-Anbindungen
  • Regression-Checks für Opt-In/Schnittstellen/Sync
  • kontrollierte Umstellung mit Fokus auf Stabilität
  • Fortführung bestehender Customizations in neuer Struktur

Komplexität entsteht selten geplant – ihre Wirkung aber ist real.

Wo nahtlose Verbindungen den Unterschied machen

Migration & Update auf SuiteCRM

Zusammenarbeit – langfristig statt „Projekt und aus“

Das Projekt läuft seit 2022 und wird laufend weiterentwickelt. Genau solche Setups profitieren von kontinuierlicher Wartung und Weiterentwicklung, weil Integrationen, Gerätewelten und Plattform-Versionen nie stillstehen.

Häufig
Gestellte Fragen

Häufig Gestellte Fragen

Warum überhaupt eine Middleware (Data-Bridge) zwischen SuiteCRM und CardDAV? +

Damit Systeme entkoppelt bleiben: SuiteCRM muss nicht „direkt“ mit jedem Endpunkt sprechen. Das erhöht Stabilität, erleichtert Erweiterungen (weitere Schnittstellen) und reduziert das Risiko, dass ein externer Dienst das CRM ausbremst.

Wie stellt ihr sicher, dass Kontakte wirklich in Echtzeit und korrekt auf allen Smartphones ankommen? +

Durch eine Kombination aus synchronisationsfähiger CardDAV-Logik, klaren Änderungs-Mechanismen (z. B. Zeitstempel/IDs) und einer zusätzlichen Prüfung der Vollständigkeit. Wenn Daten fehlen oder inkonsistent sind, wird das über Monitoring sichtbar – statt erst beim Anwender.

Was war der Knackpunkt bei der Opt-In-Anmeldung über die Website? +

Opt-In ist nicht nur ein Formular, sondern ein Prozess: Statuswechsel, Nachvollziehbarkeit, saubere Datenhaltung und stabile Übergabe an Newsletter-/Kommunikationssysteme. Ziel ist, dass Opt-Ins im Alltag verlässlich funktionieren und später nachvollzogen werden können.

 

Warum wurde ein eigenes CardDAV-Server-System gewünscht? +

Weil Kontakte im Unternehmenskontext oft kritische Daten sind. Ein eigenes System gibt mehr Kontrolle über Betrieb, Datenflüsse, Verfügbarkeit und Integrationslogik – passend zur On-Premise-/Datenhoheit-Denke.

 

Was hat die Migration auf SuiteCRM 8 (2025) besonders gemacht? +

Nicht das Upgrade an sich, sondern die Frage: Was hängt alles dran? Customizations, Schnittstellen, Sync-Logik und Monitoring müssen nach der Migration genauso stabil laufen wie davor. Deshalb wird so etwas bei uns als Gesamtpaket betrachtet, nicht als „Update-Klick“.

Läuft so ein Setup auch langfristig stabil – oder wird das mit der Zeit fragil? +

Es bleibt stabil, wenn es laufend gepflegt wird: Schnittstellen ändern sich, Gerätewelten ändern sich, Versionen ändern sich. Darum bieten wir solche kritischen Integrationen nur mit laufendem Wartungs-/Weiterentwicklungsvertrag an – damit Verfügbarkeit und Datenqualität nicht dem Zufall überlassen werden.

Kann man darauf weitere Integrationen aufbauen (z. B. zusätzliche Systeme, neue Endgeräte, neue Datenquellen)? +

Ja. Genau dafür ist die Architektur mit Middleware gedacht: Neue Anbindungen können ergänzt werden, ohne das Kernsystem jedes Mal aufzureißen. Das ist der Unterschied zwischen „geht heute“ und „funktioniert auch in zwei Jahren noch“.

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CRM mit SuiteCRM – ein CRM, das entlastet

Ein CRM soll Arbeit vereinfachen, nicht verkomplizieren. Mit SuiteCRM als Grundlage bauen wir ein CRM, das zu Ihren Abläufen passt – und sauber mit ERP, E-Mail/Kalender und weiteren Systemen zusammenspielt.

  • SuiteCRM-Implementierung & Erweiterungen
  • Integrationen (ERP/DB/Mail/Kalender) – damit’s keine Insellösung bleibt
  • On-Premise Fokus; wenn nötig auch Hosting in Wien möglich
Gemeinsam_CRM-mit

ERP mit Frappe / ERPNext – erweiterbar statt „fertig“

ERPNext ist bei uns kein „Installieren und fertig“, sondern die Basis für ein ERP-Ökosystem. Wir entwickeln upgrade-fähige Erweiterungen als eigene Module (Frappe Apps), damit Ihr System mit Ihren Anforderungen mitwächst.

  • ERPNext/Frappe als Fundament (On-Premise, Open Source, DSGVO-konform)
  • Zusatz-Applikationen, Workflows, Rollenmodelle, Datenmodelle
  • Langfristiger Betrieb: Updates, Wartung, Weiterentwicklung
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Middleware & Data-Bridge – wenn Systeme zusammenarbeiten sollen

Viele Unternehmen haben nicht „zu wenig Systeme“, sondern zu viele Datenwelten. Wir bauen stabile Verbindungen, automatisieren Datenflüsse und schaffen konsistente Daten – ohne Schnittstellen-Provisorien.

  • Integration von ERP, CRM, Datenbanken, CSV/Exports, Drittsystemen
  • Robuste Datenflüsse mit Validierung, Fehlerhandling und Wiederanlauf
  • Grundlage für Automatisierung, Reporting und saubere Prozesse
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IoT – von Messwerten zu Wertschöpfung

IoT scheitert selten an Sensoren – meistens an Insellösungen, Datenchaos und fehlendem Betriebskonzept. Wir entwickeln IoT-Systeme, die modular wachsen, sicher betrieben werden und in Ihre Systemlandschaft integriert sind.

  • Use-Case → KPI → Aktion (nicht „Dashboard um des Dashboards willen“)
  • Edge/On-Premise Architekturen, Integrationen in ERP/CRM/Middleware
  • Betrieb von Tag 1: Monitoring, Updates, Security-by-Design
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KI & Machine Learning – weniger Hype, mehr Wirkung

KI lohnt sich nur dann, wenn sie in Ihren Ablauf passt – und nicht als extra Baustelle danebensteht. Wir integrieren KI/ML so, dass es produktiv, nachvollziehbar und sicher betreibbar ist (On-Premise, ohne „Wegwerf-Projekte“).

  • Use-Case Auswahl, Datenlage, Messkriterien
  • Integration in ERP/CRM/Dokumente/IoT – als Baustein, nicht als Tool-Sammlung
  • Betrieb & Weiterentwicklung (Monitoring, Updates, Qualitätssicherung)
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Consulting – Struktur. Klarheit. Wertschöpfung

Wenn Prozesse gewachsen sind, Daten in Silos stecken und Entscheidungen zu oft Bauchgefühl bleiben, bringen wir Ordnung rein: analytisch, pragmatisch und mit Blick auf das, was sich wirtschaftlich lohnt.

  • Prozess- & Datenanalyse, Zielbild, Roadmap
  • Systemauswahl & Architektur-Entscheidungen (inkl. On-Premise/Hosting-Setup)
  • Begleitung von Prototyp bis produktivem Betrieb

Kontakte, Opt-Ins und Schnittstellen – aber bitte zuverlässig.

Wenn Ihre CRM-Daten betriebskritisch werden (oder es schon sind): Wir bauen Integrationen so, dass sie wartbar, überwachbar und langfristig erweiterbar bleiben.

Selbstverständlich sind wir auch telefonisch erreichbar: +43 2252 260 251 51

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