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Akademie der Ärzte: Spezialdiplome & Zertifikate – Relaunch

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Projekt-Fakten

  • Kunde: Österreichische Akademie der Ärzte GmbH
  • Zeitraum: 2012 – laufend
  • Beauftragung: direkt
  • Rolle: Consulting, Konzeption, Umsetzung
  • Schwerpunkte: Consulting, Prozess-/Workflow-Definition, Migration, Integration, laufender Betrieb
  • Technologien: SuiteCRM (Initialsystem), Frappe/ERPNext (Relaunch), Middleware <strong>Data-Bridge
  • Umfang der Datenbasis: Über 95.000 Ärztinnen und Ärzte, über 75.000 Diplome, über 400.000 Unterlagen & Dokumente
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Projekt-Fakten

Projektbeschreibung

Die Österreichische Akademie der Ärzte ist das ehemalige Fortbildungsreferat der Österreichischen Ärztekammer und fungiert als zentrale Serviceeinrichtung in ärztlichen Bildungsfragen. Sie arbeitet innovativ, interaktiv und international und verantwortet Bildungs- und Verwaltungsprozesse rund um Fortbildungen, Diplome und Zertifikate auf Basis klar definierter Richtlinien und Regelwerke der Ärztekammer.

Ziel des Projekts war es, die bestehende Datenbank für Diplome und Zertifikate durch ein neues System abzulösen. Dieses sollte klare Workflows, eine zentrale und strukturierte Verwaltung der Einreichunterlagen sowie die vollständige digitale Abbildung von Antragstellung, Abwicklung und Versand der Urkunden ermöglichen. Gleichzeitig mussten umfangreiche Altdaten aus zahlreichen CSV-Beständen – inklusive Exporten aus der Standesführungsdatenbank der Österreichischen Ärztekammer – strukturiert migriert werden, um manuelle Dateneingaben zu vermeiden.

Im Zentrum stand dabei nicht zuerst die Technologie, sondern die fachliche Klarheit: Prozesse, Zuständigkeiten und Entscheidungswege wurden gemeinsam definiert und nachvollziehbar abgebildet. Diese Grundlage stellt sicher, dass Anträge im Alltag reibungslos funktionieren und das System langfristig tragfähig und erweiterbar bleibt.

Ausgangslage

Mehr aus bestehenden Systemen herausholen.

Ausgangslage

Informationen im Überblick
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  • Vorhandene Diplom- und Zertifikatsverwaltung sollte modernisiert und langfristig tragfähig gemacht werden.
  • Urkundenprozesse (Antrag, Abwicklung, Versand) mussten end-to-end in einer Applikation abbildbar sein.
  • Einreichunterlagen sollten zentral, strukturiert und nachvollziehbar verwaltet werden.
  • Ablöse einer bestehenden Datenbank durch eine neue Applikationsbasis.
  • Altdatenübernahme inkl. strukturierter Transformation aus Bestandsquellen.
  • Grundlage für performante Nutzung bei hoher Nutzerzahl.

Consulting & Workflow-/Prozessdefinition

Informationen im Überblick
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Anforderungen in Bildungs- und Zertifizierungsprozessen sind selten statisch: Programme und Vorgaben ändern sich laufend. Darum war ein wesentlicher Teil der Arbeit, die Regeln in stabile Workflows zu übersetzen, die sich später erweitern lassen.

  • Definition neuer Workflows und Prozesse für die digitale Abbildung der Antragstellung und Bearbeitung.
  • Klare Struktur für Einreichunterlagen: zentral abgelegt, wiederauffindbar und prüfbar.
  • Unterstützung der Projektbetreuung rund um die 2014er Version (Consulting und Koordination).
  • Prozessdesign als Grundlage für Rollen-/Rechtekonzepte und Statuslogiken.
  • Workflow-Modelle zur Abbildung von Antrag, Prüfung, Genehmigung und Urkundenerstellung.
  • Grundstruktur für spätere Erweiterungen (neue Anforderungen/Programme).
Wo nahtlose Verbindungen den Unterschied machen

Consulting & Workflow-/Prozessdefinition

Betrieb & Weiterentwicklung

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Betrieb & Weiterentwicklung

Informationen im Überblick
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Ein System ist nur dann nachhaltig, wenn es im Betrieb mitwachsen kann. Nach der initialen Umsetzung wurde daher nicht nur „gewartet“, sondern laufend fachlich und technisch weiterentwickelt – entlang neuer Anforderungen.

  • Übernahme der laufenden Betreuung und Weiterentwicklung der Applikation ab 2016.
  • Laufende Ergänzung zusätzlicher Weiterbildungsanforderungen (z. B. Brustkrebs-Früherkennungsprogramm).
  • Stabiler Betrieb als Basis für kontinuierliche Erweiterungen im Alltag der Organisation.
  • Weiterentwicklung einer bestehenden SuiteCRM-basierten Applikation.
  • Kontinuierliche Anpassung von Datenstrukturen und Prozessen an neue fachliche Regeln.
  • Release-/Änderungsmanagement im laufenden Betrieb.

Frappe/ERPNext & Data-Bridge als Integrationsbasis

Informationen im Überblick
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Mit dem Relaunch ab 2025 wurde die Applikation technologisch auf eine zeitgemäße Basis gestellt – ohne die gewachsene fachliche Logik zu verlieren.
Im Gegenteil: Gerade die langjährige Prozessarbeit machte den Technologiewechsel beherrschbar.

  • Neuimplementierung auf moderner Technologie, um Wartbarkeit und Weiterentwicklung langfristig zu sichern.
  • Tägliche, automatische Aktualisierung der Stammdaten – ohne manuellen Pflegeaufwand.
  • Integration von Zahlungsinformationen zur Plausibilisierung von Anträgen und Gebühren.
  • Relaunch auf Frappe und ERPNext als neue Applikationsbasis.
  • Daily CSV Pipeline: Verarbeitung von nahezu 100 CSV-Dateien mit mehreren Millionen Datensätzen pro Tag.
  • Automatisierte Aufbereitung, Migration und Restrukturierung über Data-Bridge in wenigen Minuten.
  • Mehrstufiges Migrations-/Transformationsverfahren als Grundlage für performante, strukturierte Ziel-Daten.
  • Integration von Bankdaten/Kontoauszügen in die Middleware-Schnittstelle zur Zahlungsprüfung im Antragsprozess.

Ein zentrales Element dabei ist unsere Middleware Data-Bridge: Die Stammdaten der Ärztinnen und Ärzte werden von der Ärztekammer täglich neu exportiert. Dieser Export besteht aus fast 100 einzelnen CSV-Dateien mit mehreren Millionen Datensätzen. Über Data-Bridge werden diese Daten automatisiert aufbereitet, migriert und neu strukturiert – und das in wenigen Minuten. Damit stehen die aktualisierten Stammdaten der Applikation jeden Tag verlässlich zur Verfügung, ohne manuelle Eingriffe und ohne händische Dateneingaben.

Wo nahtlose Verbindungen den Unterschied machen

Frappe/ERPNext & Data-Bridge als Integrationsbasis

Ergebnis & Mehrwert

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Ergebnis & Mehrwert

Informationen im Überblick
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Das Ergebnis ist eine Applikation, die nicht nur „verwaltet“, sondern Prozesse spürbar entlastet: weniger manuelle Eingaben, weniger Medienbrüche und deutlich klarere Abläufe.

  • Durchgängiger Prozess: Antragstellung, Abwicklung und Versand der Urkunden in einer Lösung.
  • Zentrale, strukturierte Ablage und Verwaltung der Einreichunterlagen.
  • Deutlich weniger manuelle Datenerfassung durch strukturierte Datenübernahme.
  • Kontinuierliche Erweiterbarkeit für neue Programme und Anforderungen.
  • Performante Datenbereitstellung durch strukturierte Migration und Integrationslogik via Data-Bridge.
  • Modernisierte Applikationsarchitektur auf Frappe/ERPNext als Basis für langfristige Weiterentwicklung.
  • Systemübergreifende Integration (Zahlungsdaten/Kontoauszüge) für Prüf- und Abgleichprozesse.

Und ja: Diese Urkunden kennt praktisch jede Person, die schon einmal in einer Ordination im Wartezimmer gesessen ist.

Digitalisierung wirkt erst dann, wenn Prozesse wirklich „rund“ sind

Dieses Projekt zeigt sehr klar: Technologie ist das Werkzeug – die eigentliche Wertschöpfung entsteht durch saubere Workflows, strukturierte Daten und eine Integration, die den Alltag erleichtert.
Genau dort haben wir angesetzt: mit Consulting, Migration und einer Plattform, die über Jahre weiterentwickelbar bleibt.

Häufig
Gestellte Fragen

Häufig Gestellte Fragen

Warum war Consulting in diesem Projekt so zentral? +

Weil Diplome und Zertifikate stark regel- und prozessgetrieben sind. Erst wenn Workflows, Zuständigkeiten und Statuslogiken klar sind, wird die Digitalisierung zuverlässig und wartbar.

Wie wurden die Altdaten übernommen? +

Die Daten wurden aus CSV-Exporten (u. a. aus der Standesführungsdatenbank der Österreichischen Ärztekammer) über ein mehrstufiges Migrationsverfahren strukturiert aufbereitet und in die neue Plattform übernommen.

Welche Rolle spielte die Data-Bridge Middleware? +

Data-Bridge wurde eingesetzt und weiterentwickelt, um Daten aus unterschiedlichen Quellen und Formaten zentral bereitzustellen – insbesondere für die strukturierte Migration und für Integrationen (z. B. Zahlungsdaten, Stammdaten der Ärztinnen und Ärzte).

Wie aktuell sind die Ärzt:innen-Stammdaten in der Applikation? +

Die Stammdaten werden täglich von der Ärztekammer neu exportiert. Dieser Export umfasst fast 100 CSV-Dateien mit mehreren Millionen Datensätzen.
Über unsere Middleware Data-Bridge werden diese Daten automatisiert aufbereitet, migriert und neu strukturiert – und das in wenigen Minuten.

Welche Systeme kamen zum Einsatz? +

Die initiale Umsetzung basierte auf einer SuiteCRM-Applikation (erstmals extern umgesetzt). Der Relaunch ab 2025 erfolgte auf Basis von Frappe/ERPNext, ergänzt um Data-Bridge als Middleware.

Was wurde im Zahlungsbereich integriert? +

Bankdaten bzw. Kontoauszüge wurden in die Middleware-Schnittstelle integriert, damit Beträge und Zahlungen im Kontext von Anträgen geprüft und abgeglichen werden können.

Gemeinsam_CRM-mit

CRM mit SuiteCRM – ein CRM, das entlastet

Ein CRM soll Arbeit vereinfachen, nicht verkomplizieren. Mit SuiteCRM als Grundlage bauen wir ein CRM, das zu Ihren Abläufen passt – und sauber mit ERP, E-Mail/Kalender und weiteren Systemen zusammenspielt.

  • SuiteCRM-Implementierung & Erweiterungen
  • Integrationen (ERP/DB/Mail/Kalender) – damit’s keine Insellösung bleibt
  • On-Premise Fokus; wenn nötig auch Hosting in Wien möglich
Gemeinsam_CRM-mit

ERP mit Frappe / ERPNext – erweiterbar statt „fertig“

ERPNext ist bei uns kein „Installieren und fertig“, sondern die Basis für ein ERP-Ökosystem. Wir entwickeln upgrade-fähige Erweiterungen als eigene Module (Frappe Apps), damit Ihr System mit Ihren Anforderungen mitwächst.

  • ERPNext/Frappe als Fundament (On-Premise, Open Source, DSGVO-konform)
  • Zusatz-Applikationen, Workflows, Rollenmodelle, Datenmodelle
  • Langfristiger Betrieb: Updates, Wartung, Weiterentwicklung
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Middleware & Data-Bridge – wenn Systeme zusammenarbeiten sollen

Viele Unternehmen haben nicht „zu wenig Systeme“, sondern zu viele Datenwelten. Wir bauen stabile Verbindungen, automatisieren Datenflüsse und schaffen konsistente Daten – ohne Schnittstellen-Provisorien.

  • Integration von ERP, CRM, Datenbanken, CSV/Exports, Drittsystemen
  • Robuste Datenflüsse mit Validierung, Fehlerhandling und Wiederanlauf
  • Grundlage für Automatisierung, Reporting und saubere Prozesse
Gemeinsam_CRM-mit

IoT – von Messwerten zu Wertschöpfung

IoT scheitert selten an Sensoren – meistens an Insellösungen, Datenchaos und fehlendem Betriebskonzept. Wir entwickeln IoT-Systeme, die modular wachsen, sicher betrieben werden und in Ihre Systemlandschaft integriert sind.

  • Use-Case → KPI → Aktion (nicht „Dashboard um des Dashboards willen“)
  • Edge/On-Premise Architekturen, Integrationen in ERP/CRM/Middleware
  • Betrieb von Tag 1: Monitoring, Updates, Security-by-Design
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KI & Machine Learning – weniger Hype, mehr Wirkung

KI lohnt sich nur dann, wenn sie in Ihren Ablauf passt – und nicht als extra Baustelle danebensteht. Wir integrieren KI/ML so, dass es produktiv, nachvollziehbar und sicher betreibbar ist (On-Premise, ohne „Wegwerf-Projekte“).

  • Use-Case Auswahl, Datenlage, Messkriterien
  • Integration in ERP/CRM/Dokumente/IoT – als Baustein, nicht als Tool-Sammlung
  • Betrieb & Weiterentwicklung (Monitoring, Updates, Qualitätssicherung)
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Consulting – Struktur. Klarheit. Wertschöpfung

Wenn Prozesse gewachsen sind, Daten in Silos stecken und Entscheidungen zu oft Bauchgefühl bleiben, bringen wir Ordnung rein: analytisch, pragmatisch und mit Blick auf das, was sich wirtschaftlich lohnt.

  • Prozess- & Datenanalyse, Zielbild, Roadmap
  • Systemauswahl & Architektur-Entscheidungen (inkl. On-Premise/Hosting-Setup)
  • Begleitung von Prototyp bis produktivem Betrieb

Red’ ma drüber – wie Ihre Daten & Prozesse endlich zusammenfinden

Ob Zertifizierungen, Antragsstrecken oder gewachsene Datenbestände: Wir helfen dabei, Workflows sauber zu definieren, Altdaten strukturiert zu übernehmen und Systeme über Middleware sinnvoll zu verbinden.
Wenn’s nachhaltig laufen soll, bauen wir’s so, dass Sie darauf weiter aufsetzen können.

Selbstverständlich sind wir auch telefonisch erreichbar: +43 2252 260 251 51

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