Projekt-Fakten
- Kunde: Österreichische Akademie der Ärzte GmbH
- Zeitraum: 2008 – 2019
- Beauftragung: direkt
- Rolle: Consulting, Konzeption, Umsetzungsbegleitung
- Zusammenarbeit: Umsetzung in Kooperation mit externem Partner
Projekt-Fakten
Rahmen und Zielbild
Rahmen und Zielbild
Bei Prüfungen zählt nicht nur das Ergebnis, sondern vor allem der Prozess, der dorthin führt. Deshalb wurde zuerst das Zielbild geschärft: klare Abläufe, klare Zuständigkeiten, klare Regeln.
- Nachvollziehbare Abläufe für Facharzt- und Arztprüfungen innerhalb der Akademie
- Klare Rollen, Zuständigkeiten und Prozessschritte in der internen Organisation
- Verlässliche Durchführung auch bei großen schriftlichen Prüfungen (teilweise mehrere hundert Personen zeitgleich)
- Definition zentraler Systemparameter als Grundlage für die interne Anwendung
- Abbildung der Workflow-Logik als eindeutige Spezifikation für die Umsetzung
- Konzeptionelle Basis für stabile Parallelität (viele Teilnehmende, mehrere Prozesse gleichzeitig)
Consulting: Workflow-Konzeption und Parametrisierung
Unser Ansatz war bewusst pragmatisch: erst verstehen, dann strukturieren, dann definieren. So konnten wir die internen Abläufe so präzise modellieren, dass daraus eine belastbare Umsetzung entstehen konnte.
- Konzeption der Workflows für Prüfungsdurchführung und organisatorische Abwicklung
- Festlegung der Prozesskette von Anmeldung bis Prüfungsabnahme
- Mehrmonatige Konzeptionsphase zur präzisen Anforderungsdefinition
- Definition geeigneter Softwareparameter zur Abbildung der Workflows
- Spezifikation von Daten- und Prozesslogik als Input für die externe Implementierung
- Dokumentationsbasis für Umsetzung und spätere Weiterentwicklung (inkl. Re-Launch)
Consulting: Workflow-Konzeption und Parametrisierung
Prüfungs- und Fragenlogik nach Blueprint
Prüfungs- und Fragenlogik nach Blueprint
Ein Kernbestandteil war die regelbasierte Erstellung von Prüfungen. Damit das reproduzierbar und fair funktioniert, musste die Logik für Fragenpools, Zusammenstellung und Ausgabe sauber beschrieben werden.
- Konzeption einer internen Anwendung zur Erstellung von Prüfungen und Fragen nach Blueprint
- Definition der Ausgabeprozesse für die jeweilige Prüfungsform
- Einheitliche Regelbasis für unterschiedliche Prüfungen (Facharzt- und Arztprüfungen)
- Regel- und Parameterdefinition für die Blueprint-basierte Zusammenstellung
- Strukturierung von Frage-/Prüfungsdaten für konsistente, wiederholbare Ausgaben
- Vorgaben zur robusten Verarbeitung großer Prüfungssets
Das Ergebnis ist eine Plattform, die nicht nur „funktioniert“, sondern auch die fachliche Realität sauber widerspiegelt.
Anmeldung und Inkasso der Prüfungsgebühren
Ohne saubere Anmelde- und Gebührenprozesse wird aus Organisation schnell Chaos. Deshalb war es wichtig, auch diese Abläufe konsistent und prüfungssicher zu definieren.
- Konzeption der internen Prozesse für Anmeldungen zu Prüfungen
- Abbildung der Inkassotätigkeiten rund um Prüfungsgebühren
- Prozessführung, die auch bei hoher Frequenz verlässlich bleibt
- Status- und Prozesslogik für Anmeldung, Zahlung und Teilnahme
- Grundlagen für konsistente Datenhaltung zu Gebühren und Teilnehmerverwaltung
- Parametrisierung zur Minimierung manueller Sonderfälle
Anmeldung und Inkasso der Prüfungsgebühren
Digitalisierung 2016: Tablet-Prüfungen mit Sicherheitsfokus
Digitalisierung 2016: Tablet-Prüfungen mit Sicherheitsfokus
Mit der Umstellung auf digitale Prüfungen ab 2016 wurde das Setting komplexer: Tablets, externe Partnerbetreuung und Prüfungen außerhalb der Akademie. Genau hier waren Qualität und Sicherheit nicht „nice to have“, sondern Pflicht.
- Konzeption für digitale Prüfungsabnahme in externen Umgebungen
- Qualitätssicherung als fixer Bestandteil des End-to-End-Prozesses
- Sicheres Prüfungsumfeld für geschützte und gesicherte Abnahme
- Anforderungsdefinition für Sicherheits- und Schutzmechanismen im digitalen Ablauf
- Prozessvorgaben für externe Partnerbetreuung (Ablaufkontrollen, Setup-Standards)
- Leitplanken zur Absicherung paralleler Prüfungen mit vielen Teilnehmenden
Projektabwicklung und Übergabe an externe Umsetzung
Wir haben das Fundament geliefert: klare Prozesslogik, klar definierte Parameter und dokumentierte Anforderungen. Auf dieser Basis wurde die Umsetzung durch eine externe Firma eingeleitet, die später auch einen Re-Launch der internen Anwendung durchgeführt hat.
- Strukturierte Konzeptionsphase als Grundlage für Umsetzung und Betrieb
- Übergabe klar definierter Anforderungen an die Umsetzungsfirma
- Konzeption, die spätere Anpassungen und Re-Launches ermöglicht
- Anforderungspaket mit Workflow- und Parameterdefinitionen als Implementierungsgrundlage
- Dokumentationslogik zur Reduktion von Interpretationsspielraum
- Konzeptionelle Leitplanken für Stabilität, Nachvollziehbarkeit und Qualität im Betrieb
