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Stift Klosterneuburg: CRM-Relaunch, ERPNext-Migration & Middleware-Integration

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Projekt-Fakten

  • Kunde: Stift Klosterneuburg
  • Zeitraum: 2023  |  Rollout: 2026
  • Beauftragung: direkt
  • Leistung: Consulting, CRM, ERP, Middleware, Integration, Modularentwicklung
  • Technologien: SuiteCRM (Initialsystem), Frappe/ERPNext (Relaunch), Middleware Data-Bridge
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Projekt-Fakten

Projektbeschreibung

Das Stift Klosterneuburg, 1114 vom heiligen Leopold III. gegründet, zählt zu den bedeutendsten spirituellen und wirtschaftlichen Zentren Österreichs. Als Haus der Augustiner-Chorherren vereint es seit über 900 Jahren religiöse Kontinuität mit unternehmerischer Weitsicht – getragen von vielfältigen Wirtschaftsbetrieben, darunter Österreichs ältestes und erstes klimaneutrales Weingut, sowie einer umfangreichen Immobilien- und Forstverwaltung. Diese Struktur ermöglicht die nachhaltige Finanzierung des historischen Ensembles („österreichisches Escorial“) sowie sozialer und kultureller Aufgaben nach modernen ESG-Kriterien.

Im Projekt stand die Modernisierung der Kunden- und Prozesslandschaft im Mittelpunkt: ein CRM-Relaunch auf Basis von SuiteCRM sowie – im Zuge der Consulting-Phase – die Entscheidung für eine Migration auf Frappe/ERPNext. Ergänzend wurde eine Integration der Besucher-Zutrittsverwaltung umgesetzt, inklusive laufender Synchronisation von Kundendaten und Umsätzen. Darüber hinaus wurden Versand- und Verteilprozesse für Unternehmenszeitungen und Marketingmaterialien zentralisiert und durch neu entwickelte Module auf Frappe-Basis erweitert.

Ausgangslage & Zielbild

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Ausgangslage & Zielbild

Informationen im Überblick
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Über die Jahre wachsen Systeme, Datenquellen und Prozesse – besonders dort, wo wirtschaftliche Betriebe, Verwaltung und Besuchermanagement zusammenspielen. Ziel war ein belastbares Zielbild, das moderne CRM/ERP-Funktionen, Integration und laufende Datenversorgung zusammenführt – ohne Insellösungen.

  • Relaunch und Stabilisierung des bestehenden CRM-Umfelds
  • Entscheidung und Planung der Zielarchitektur auf Basis Frappe/ERPNext
  • Integrierte Prozesse rund um Besucher-Zutritt, Kunden, Umsätze und Kommunikation
  • Systemanalyse und Architektur-Blueprint (Ist/Target, Datenflüsse, Schnittstellen)
  • Definition von Integrationspunkten und Datenhoheit je Domäne
  • Technische Entscheidungsgrundlage für Migration & modulare Erweiterungen
Das Zielbild war kein „großes Re-Platforming“, sondern ein belastbarer Schritt-für-Schritt-Plan mit klaren Datenwegen.

CRM-Relaunch auf SuiteCRM

Informationen im Überblick
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Der CRM-Relaunch war der erste stabile Anker im Projekt: Prozesse und Daten rund um Kund:innen sollten konsistent abgebildet werden – als Basis für die anschließende Erweiterung und Migration.

  • Erweiterte CRM-Möglichkeiten entlang der Anforderungen
  • Verbesserte Abbildung von Kunden- und Kommunikationsprozessen
  • Grundlage für die spätere ERPNext-Zielwelt geschaffen
  • SuiteCRM-Anpassungen und Erweiterungen zur Prozessabbildung
  • Vorbereitung für die Migration (Datenmodell-/Feldmapping, Qualitätschecks)
  • Schnittstellenkonzept für angebundene Applikationen
Der Relaunch lieferte schnelle Stabilität – und gleichzeitig die Leitplanken für die nächste Ausbaustufe.
Wo nahtlose Verbindungen den Unterschied machen

CRM-Relaunch auf SuiteCRM

Migration & Zielsystem auf Basis Frappe/ERPNext

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Migration & Zielsystem auf Basis Frappe/ERPNext

Informationen im Überblick
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Im Zuge der Consulting-Tätigkeit wurde die Migration auf ein neues System auf Basis von Frappe/ERPNext beschlossen. Damit konnten CRM-Funktionen erweitert und gleichzeitig eine skalierbare Plattform für weitere Prozesse und Module geschaffen werden.

  • Erweiterung der CRM-Funktionalität in Richtung einer integrierten Systemlandschaft
  • Schrittweise Migration mit Blick auf Betriebssicherheit und Datenkonsistenz
  • Plattform für zusätzliche, maßgeschneiderte Module (z. B. Versand/Marketing)
  • Frappe/ERPNext-Zielmodellierung (Doctypes, Workflows, Rollen)
  • Migrationslogik inkl. Mapping, Validierung und Wiederholbarkeit
  • Modularer Ausbau als Frappe-Apps (erweiterbar, updatefähig, wartbar)
Mit Frappe/ERPNext entstand eine Plattform, die nicht nur „ablöst“, sondern echte Weiterentwicklung ermöglicht.

Integration der Besucher-Zutrittsverwaltung über Data Bridge

Informationen im Überblick
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Damit die Unternehmens-Applikation für die Besucher-Zutrittsverwaltung nahtlos integriert werden kann, wurde unsere Data-Bridge-Middleware implementiert. Ziel war die laufende Synchronisation von Umsätzen und bestehenden Kundendaten in die neue Applikation – und die Bereitstellung laufender Datenänderungen für weitere Applikationen.

  • Durchgängige Datenflüsse zwischen Zutrittssystem, CRM/ERP und weiteren Applikationen
  • Synchronisierte Kunden- und Umsatzdaten als gemeinsame „Quelle der Wahrheit“ je Prozess
  • Mehr Transparenz in Abläufen rund um Besucher, Abrechnung und Kundenbeziehungen
  • Data-Bridge als Integrationsschicht (Datenaufbereitung, Transformation, Verteilung)
  • Schnittstellenanbindung der Zutrittsverwaltung und Daten-Synchronisationslogik
  • Robuste Verarbeitung laufender Änderungen inkl. Fehler-/Retry-Strategien
Kurz gesagt: Daten werden dort genutzt, wo sie gebraucht werden – ohne dass Systeme einander „fest verdrahten“.
Wo nahtlose Verbindungen den Unterschied machen

Integration der Besucher-Zutrittsverwaltung über Data Bridge

Versand & Marketingmaterialien als zentrale Module in Frappe

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Versand & Marketingmaterialien als zentrale Module in Frappe

Informationen im Überblick
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In weiterer Folge wurden zentrale Versandmöglichkeiten für Unternehmenszeitungen und Marketingmaterialien durch Adaptionen und neu entwickelte Module auf Basis von Frappe ermöglicht. Damit konnten operative Abläufe zentralisiert und besser steuerbar gemacht werden.

  • Zentral abbildbare Versandprozesse für Zeitungen und Marketingmaterialien
  • Bessere Steuerung von Zielgruppen, Versandlogiken und Datenständen
  • Nachvollziehbarkeit und konsistente Datenbasis für laufende Aktivitäten
  • Neuentwicklung spezifischer Frappe-Module für Versand-/Verteilprozesse
  • Integration in bestehende Datenflüsse (CRM/ERP + Data Bridge)
  • Erweiterbare Struktur für künftige Anforderungen und neue Medien/Workflows
Damit wurde aus „Versand als Nebenprozess“ ein sauber integrierter, ausbaufähiger Bestandteil der Systemlandschaft.

Moderne Systemlandschaften entstehen nicht durch Austausch – sondern durch saubere Datenwege

Das Projekt zeigt, wie CRM-Relaunch, ERPNext-Zielarchitektur und Middleware-Integration zusammenspielen, wenn Datenhoheit und Erweiterbarkeit im Vordergrund stehen. Mit SuiteCRM als stabilem Startpunkt, Frappe/ERPNext als ausbaufähiger Zielplattform und Data Bridge als Integrationsschicht wurde eine Grundlage geschaffen, die laufende Änderungen sauber verteilt – und gleichzeitig neue Module (wie Versand/Marketing) nachhaltig ermöglicht.

Häufig
Gestellte Fragen

Häufig Gestellte Fragen

Warum wurde neben dem SuiteCRM-Relaunch auch eine Migration auf Frappe/ERPNext beschlossen? +

Weil in der Consulting-Phase der Bedarf sichtbar wurde, CRM-Funktionen zu erweitern und gleichzeitig eine Plattform zu schaffen, die zusätzliche Prozesse und Module strukturiert aufnehmen kann.

Welche Rolle spielt die Data-Bridge-Middleware im Projekt? +

Sie stellt sicher, dass Kundendaten, Umsätze und laufende Änderungen zuverlässig zwischen Zutrittsverwaltung, neuer Applikation und weiteren Systemen synchronisiert und bereitgestellt werden.

Was wird konkret zwischen den Systemen synchronisiert? +

Laut Projektanforderung werden Umsätze sowie bereits vorhandene Kundendaten in die neue Applikation synchronisiert; laufende Datenänderungen werden über die Data Bridge anderen Applikationen zur Verfügung gestellt.

Wie wurden Versandprozesse für Zeitungen und Marketingmaterialien umgesetzt? +

Durch Adaptionen und neu entwickelte Module auf Basis von Frappe, sodass Versandmöglichkeiten zentral abgebildet und in die Systemlandschaft integriert werden können.

Wie stellt ihr sicher, dass so ein System nach dem Rollout stabil bleibt? +

Durch einen klaren Betriebspfad: Monitoring, Wartung, Update-Strategie und laufende Weiterentwicklung sind als Partnerschaft gedacht – damit das System nicht nur „live geht“, sondern auch live bleibt.

Gemeinsam_CRM-mit

CRM mit SuiteCRM – ein CRM, das entlastet

Ein CRM soll Arbeit vereinfachen, nicht verkomplizieren. Mit SuiteCRM als Grundlage bauen wir ein CRM, das zu Ihren Abläufen passt – und sauber mit ERP, E-Mail/Kalender und weiteren Systemen zusammenspielt.

  • SuiteCRM-Implementierung & Erweiterungen
  • Integrationen (ERP/DB/Mail/Kalender) – damit’s keine Insellösung bleibt
  • On-Premise Fokus; wenn nötig auch Hosting in Wien möglich
Gemeinsam_CRM-mit

ERP mit Frappe / ERPNext – erweiterbar statt „fertig“

ERPNext ist bei uns kein „Installieren und fertig“, sondern die Basis für ein ERP-Ökosystem. Wir entwickeln upgrade-fähige Erweiterungen als eigene Module (Frappe Apps), damit Ihr System mit Ihren Anforderungen mitwächst.

  • ERPNext/Frappe als Fundament (On-Premise, Open Source, DSGVO-konform)
  • Zusatz-Applikationen, Workflows, Rollenmodelle, Datenmodelle
  • Langfristiger Betrieb: Updates, Wartung, Weiterentwicklung
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Middleware & Data-Bridge – wenn Systeme zusammenarbeiten sollen

Viele Unternehmen haben nicht „zu wenig Systeme“, sondern zu viele Datenwelten. Wir bauen stabile Verbindungen, automatisieren Datenflüsse und schaffen konsistente Daten – ohne Schnittstellen-Provisorien.

  • Integration von ERP, CRM, Datenbanken, CSV/Exports, Drittsystemen
  • Robuste Datenflüsse mit Validierung, Fehlerhandling und Wiederanlauf
  • Grundlage für Automatisierung, Reporting und saubere Prozesse
Gemeinsam_CRM-mit

IoT – von Messwerten zu Wertschöpfung

IoT scheitert selten an Sensoren – meistens an Insellösungen, Datenchaos und fehlendem Betriebskonzept. Wir entwickeln IoT-Systeme, die modular wachsen, sicher betrieben werden und in Ihre Systemlandschaft integriert sind.

  • Use-Case → KPI → Aktion (nicht „Dashboard um des Dashboards willen“)
  • Edge/On-Premise Architekturen, Integrationen in ERP/CRM/Middleware
  • Betrieb von Tag 1: Monitoring, Updates, Security-by-Design
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KI & Machine Learning – weniger Hype, mehr Wirkung

KI lohnt sich nur dann, wenn sie in Ihren Ablauf passt – und nicht als extra Baustelle danebensteht. Wir integrieren KI/ML so, dass es produktiv, nachvollziehbar und sicher betreibbar ist (On-Premise, ohne „Wegwerf-Projekte“).

  • Use-Case Auswahl, Datenlage, Messkriterien
  • Integration in ERP/CRM/Dokumente/IoT – als Baustein, nicht als Tool-Sammlung
  • Betrieb & Weiterentwicklung (Monitoring, Updates, Qualitätssicherung)
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Consulting – Struktur. Klarheit. Wertschöpfung

Wenn Prozesse gewachsen sind, Daten in Silos stecken und Entscheidungen zu oft Bauchgefühl bleiben, bringen wir Ordnung rein: analytisch, pragmatisch und mit Blick auf das, was sich wirtschaftlich lohnt.

  • Prozess- & Datenanalyse, Zielbild, Roadmap
  • Systemauswahl & Architektur-Entscheidungen (inkl. On-Premise/Hosting-Setup)
  • Begleitung von Prototyp bis produktivem Betrieb

Red’ ma drüber, wie Ihre Systeme wirklich zusammenspielen sollen

Wenn CRM, ERP und Spezialapplikationen bei Ihnen noch „nebeneinander herlaufen“, bauen wir gemeinsam die Datenwege, die wirklich tragen – mit klarer Architektur, sauberer Integration und Fokus auf Datenhoheit.

Selbstverständlich sind wir auch telefonisch erreichbar: +43 2252 260 251 51

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